Control Administrativo

Control en Administración según Münch:

Es medir y corregir el desempeño individual y organización para asegurar que los acontecimientos se adecuen a los planes, con el fin de mostrar donde existen desviaciones de los estándares y ayudar a corregirlas.

El control es la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y prever situaciones para las mediciones correctivas necesarias.

Propósitos del Control:

• Medir resultados.
• Establecer medidas correctivas.
• Identificar desviaciones.
• Limitar las acciones.
• Generar información para la toma de decisiones.

Objetivo de Control:

El control tiene como propósito detectar errores y desviaciones a tiempo, para corregir las fallas en el momento justo aplicando los mecanismos adecuados. Y para que sea efectivo, debe cumplir con las siguientes características:

a) Ser oportuno

b) Ser accesible

c) Ubicarse

d) Reflejar a la organización.

Razones por que es importante el Control:

• Proporcionan reglas y normas.
• Reducen gastos
• Aumenta la productividad.

Proceso del Control:

Al aplicarse deben tomarse en cuenta los siguientes factores:

CUANTITATIVOS:

a) Cantidad: se aplica en donde el volumen es lo principal.

b) Tiempo: ayuda en programación de fechas estimadas para el desarrollo de las actividades.

c) Costo: con este factor se conocen los egresos como indicadores de que se realizo una buena administración.

CUALITATIVOS:

a) Calidad: es la combinación de esfuerzos para realización de una actividad, con el objetivo de cubrirla eficientemente.

Pasos de Control:

Establecimiento de estándares:

Esta en función de los objetivos o metas que se transcurran desde la planeacion;están perfectamente claros es decir tienen exactitud, utilidad y fecha especifica o limitada, habrá un buen control.

Medición de resultados:

Comparar los resultados obtenidos con los estándares establecidos si hay correspondencia todo esta bajo control.

Corrección:

Si al medir los resultados estos no cumplen con los estándares establecidos, se deben tomar medidas correctivas que determinen un cambio en una o en varias actividades de las operaciones de la organizacion, según sea el caso.

Retroalimentacion:

Para que el ciclo quede cubierto es necesaria la retroalimentacion, pues atravez de ella se realizaran los ajustes para adecuar las actividades al sistema administrativo global. 

Tipos de Control

Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos los siguientes tipos de control organización: 

Control Previo:

Para que funcione este tipo de control, se requiere que el encargado de aplicarlo tenga información precisa y oportuna debido a que el objetivo es adelantarse a los hechos y las correcciones, su utilización no es tan frecuente como debería y a veces no tan aplicable.

Control Concurrente:

Permite corregir problemas antes que aumenten y no puedan ser contra labres o se eleven los costos  de corrección ya que se aplica durante su complemento de la actividad.

Control Posterior:

Es el mas acostumbrado en todas las organizaciones sus correcciones se llevan a cabo después de los neutros.

Vídeos de Producción

La función del departamento de producción y operaciones en una empresa es tomar los insumos y convertirlos en salidas para uso del cliente. Las entradas pueden ser objetos físicos concretos, basados en datos o en servicio. Las salidas pueden estar destinados al uso privado o para uso comercial. El objetivo de la producción y de las operaciones es crear un producto final en la forma más económica y eficiente.

Creación

La base de cada departamento de producción y operaciones es la creación de productos o servicios. Tradicionalmente, la producción incluye el montaje físico de las mercancías pero también puede incluir productos basados en datos como sitios web, servicios de análisis y servicios de procesamiento de pedidos.

Servicio al cliente

En muchas empresas, el departamento de producción y operaciones contiene el departamento de servicio a cliente que responde a las necesidades del cliente después de la compra de bienes o servicios. La función de apoyo por lo general se da a través del teléfono, en línea o soporte basado en correo.

Beneficio

La función principal del departamento de producción y operaciones es producir un producto o servicio que cree ganancias e ingresos para la compañía. La actualización del beneficio requiere un estrecho control de los gastos, la metodología de producción y el costo de los insumos.

Evaluación

Cada departamento de producción y operaciones debe funcionar como una entidad que se auto-evalúa y que vela por la calidad, cantidad y costo de los bienes producidos. El análisis por lo general toma la forma de métricas estadísticas, evaluación de la producción y presentación de informes de rutina.

Tareas

Las funciones comunes de un departamento de producción y operación incluyen la previsión, planificación, compras, diseño, mantenimiento, gestión de personal, análisis de flujo, presentación de informes, el montaje y las pruebas.

Cumplimiento

Los departamentos de producción y operaciones suelen funcionar como una entidad de cumplimiento que garantiza la entrega oportuna de la salida de la producción a los clientes. Tradicionalmente el cumplimiento es una función basada en transporte y envío, pero puede ser basada electrónicamente en un producto por datos.

Análisis

Las funciones estándar de análisis en un departamento de producción y operaciones incluyen el análisis de la ruta crítica, el análisis de control de existencias, el análisis de utilización, el análisis de capacidad, el análisis de insumos justo a tiempo, el análisis de la calidad métrica y el análisis de equilibrio.

Sistemas de Producción 

Un sistema en sí puede ser definido como un conjunto de partes interrelacionadas que existen para alcanzar un determinado objetivo. Donde cada parte del sistema puede ser un departamento un organismo o un subsistema. De esta manera una empresa puede ser vista como un sistema con sus departamentos como subsistemas.

Tipos de Sistemas de Producción.

Se acepta que existen tres tipos tradicionales de sistemas de producción, que son la producción por trabajos o bajo pedido, la producción por lotes y la producción continua, a los cuales se puede agregar un cuarto tipo llamado tecnología de grupos. Estos tipos de sistemas no están necesariamente asociados con el volumen de producción, aunque si es una característica más.

Es importante darse cuenta que el tipo de producción dicta el sistema organizativo, y en grado importante la distribución del equipo. Cada tipo de producción tiene características específicas y requieren condiciones diferentes para que sea eficaz su implantación y operación, lo que veremos a continuación en este trabajo.

Producción por Trabajos o Bajo Pedido.

Es el utilizado por la empresa que produce solamente después de haber recibido un encargo o pedido de sus productos. Sólo después del contrato o encargo de un determinado producto, la empresa lo elabora. En primer lugar, el producto se ofrece al mercado. Cuando se recibe el pedido, el plan ofrecido parta la cotización del cliente es utilizado para hacer un análisis mas detallado del trabajo que se realizará.

Producción por Lotes.

Es el sistema de producción que usan las empresas que producen una cantidad limitada de un producto cada vez, al aumentar las cantidades más allá de las pocas que se fabrican al iniciar la compañía, el trabajo puede realizarse de esta manera. Esa cantidad limitada se denomina lote de producción. Estos métodos requieren que el trabajo relacionado con cualquier producto se divida en partes u operaciones, y que cada operación quede terminada para el lote completo antes de emprender la siguiente operación. Esta técnica es tal ves el tipo de producción más común. Su aplicación permite cierto grado de especialización de la mano de obra, y la inversión de capital se mantiene baja, aunque es considerable la organización y la planeación que se requieren para librarse del tiempo de inactividad o pérdida de tiempo.

Producción por Lotes y Distribución Funcional

En este sistema existe otro período de demora adicional mucho más serio relacionado con la distribución del equipo. Este sistema, que es con mucho el más común en la industria británica y estadounidense, el equipo se agrupa atendiendo a la función que desempeña en el proceso de transformación del producto.

Producción Continua.

Este sistema es el empleado por las empresas que producen un determinado producto, sin cambies, por un largo período. El ritmo de producción es acelerado y las operaciones se ejecutan sin interrupción. Como el producto es el mismo, el proceso de producción no sufre cambios seguidos y puede ser perfeccionado continuamente.

Este tipo de producción es aquel donde el contenido de trabajo del producto aumenta en forma continua. Es aquella donde el procesamiento de material es continuo y progresivo.

Control de la Producción.

La importancia de la programación y control de la producción, radica en que debe de existir una perfecta coordinación para que el producto que se esta elaborando fluya sin interrupciones hacia su embarque. El control de la producción tiene el doble propósito de dirigir le ejecución de las actividades planeadas previamente y de vigilar su desarrollo para descubrir y corregir las irregularidades. El control de la cantidad se concentra en la obtención de la producción deseada dentro de los limites de la fecha de entrega prometida.

Esquema General del Control de la Produccion.

• Planeación de preproduccion.

• Determinar la secuencia de operaciones.
• Determinar la carga de las maquinas.
• Seleccionar los métodos preferidos de trabajo.
• Comprobar las preparaciones de los medios.
• Comprobar los niveles de inventarios.
• Desarrollar los dibujos de diseño.

• Despacho.

• Hacer las requisiciones de compra.
• Completar las autorizaciones de mano de obra.
• Mandar las ordenes de ruta.
• Despachar las ordenes del almacén.
• Mandar las ordenes de trabajo.

• Apresurar.

• Vigilar el flujo de materiales.
• Examinar los costos de mano de obra.
• Investigar las áreas del problemas.
• Iniciar las acciones correctivas.
• Registrar los retrasos, desperdicios, etc.

Métodos y técnicas de Control.

Cada compañía e incluso cada encargado de control dentro de la misma compañía, emplea dispositivos de control adaptados especialmente a sus propias necesidades. Generalmente se utilizan diagramas visuales. Algunas de estas técnicas son:

• Diagramas de Gantt:

Es una gráfica de las actividades de producción expresadas por medios de barras en una escala de tiempo.

• Método de la línea de balance:

Combina las características de un diagrama de Gantt y una gráfica de tiempos con gráficas de las necesidades de materiales.

• Diagrama del Objetivo:

Se muestra la terminación esperada del programa para los productos y la tasa real de terminación.

• Plan del programa:

Diagrama de las operaciones necesarias para completar una unidad del producto terminado.

• Diagrama del Avance:

Aquí de muestra el estado actual de cada operación designada por un evento.

Introducción:

El departamento de producción  o departamento de operaciones, manufactura o de ingeniería, es el área o departamento de un negocio que tiene como función principal, la transformación de insumos o recursos (energía, materia prima, mano de obra, capital, información) en productos finales (bienes o servicios).

No solo las empresas productoras o industriales cuentan con la función o el área de producción, sino también, toda empresa de servicios, por lo que hoy en día, se suele utilizar más el término operaciones antes que el de producción, ya que el término producción parece sólo implicar bienes tangibles, y no a los bienes intangibles o servicios. Por ejemplo, un banco que es una empresa de servicios, cuenta con líneas de producción en débitos y créditos, contando con productos tales como ahorros, haberes (línea de débitos), o productos como el leasing, factoring, avances de cuenta, créditos hipotecarios, carta fianza, avales, tarjetas de crédito (línea de crédito).

Un banco siendo una empresa de servicios, usa bienes tangibles, los cuales vendrían a ser sus productos, siendo cada uno de ellos un producto distinto a los demás, por lo que al igual que sucede en una empresa productora, cada producto también tiene un proceso distinto.

Al tener toda empresa, tanto una de bienes como una de servicios, un área o departamento de producción, entonces, también, debe contar con un gerente o jefe de producción, por ejemplo, en el caso de una universidad, el jefe de producción sería el director o coordinador académico.

Toma de decisiones en el área de producción:

Las decisiones que se toman en el área de producción están relacionadas con los siguientes aspectos:

• Proceso
• Capacidad
• Inventarios
• Fuerza de trabajo
• Calidad